Seit dem 1. Januar 2019 sind die Unternehmerinnen und Unternehmer gesetzlich verpflichtet, den bisherigen „Papiernachweis“ nur noch über das elektronische Meldeverfahren LOHNNACHWEIS DIGITAL abzugeben.

Das elektronische Meldeverfahren LOHNNACHWEIS DIGITAL erfolgt ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen.

Die Frist für die Abgabe des digitalen Lohnnachweises endet grundsätzlich am 16. Februar des Folgejahres.

Ablauf des Meldeverfahrens

Stammdatenabruf
Bevor Sie einen LOHNNACHWEIS DIGITAL übermitteln können, müssen die Stammdaten Ihres zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammes in einem Vorverfahren abgeglichen werden. Dies erfolgt im sogenannten Stammdatenabruf. Er muss einmal im Jahr aktiv durch Sie bzw. durch die lohnabrechnende Stelle (zum Beispiel Steuerberaterin oder Steuerberater) angestoßen werden.
Der Stammdatenabruf sollte zu Beginn des Meldejahres vorgenommen werden. Grundsätzlich stehen Ihre Daten ab dem 1. November für das Folgejahr zum Abruf bereit. 
Der Stammdatenabruf stellt sicher, dass Ihre Meldungen mit der zutreffenden Unternehmensnummer und Veranlagung Ihres Unternehmens übermittelt werden. Daher ist die Abgabe des digitalen Lohnnachweises, zu der Sie gesetzlich verpflichtet sind, ohne Stammdatenabruf nicht möglich.
Sind im Meldejahr keine Versicherten (Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer, Aushilfen, geringfügig Beschäftigte) beschäftigt worden, ist kein Stammdatenabruf durchzuführen, da der LOHNNACHWEIS DIGITAL entfällt. Ist ein Stammdatenabruf in diesem Fall erfolgt, muss dieser storniert werden, da wir ansonsten eine Meldung von Ihnen erwarten.

Die Zugangsdaten für den Stammdatenabruf wurden Ihnen zu Beginn des neuen Verfahrens übersandt. Diese sind 

• die Betriebsnummer des BS GUV (BBNRUV): 21204943
• Ihre Unternehmensnummer (UNRS) und
• Ihr Zugangsschlüssel (PIN).

Falls Ihnen die Daten nicht mehr vorliegen, können sie bei uns angefordert werden.

Wichtig: Sofern der LOHNNACHWEIS DIGITAL von Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater übermittelt wird, leiten Sie bitte die entsprechenden Zugangsdaten weiter.
Falls Sie kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, muss die Meldung über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe (zum Beispiel das SV-Meldeportal) erstellt werden.

Wichtige Information für Privathaushalte
Privathaushalte sind von der Abgabe des digitalen Lohnnachweises befreit. Es muss jedoch einmalig ein Abgleich beim Stammdatendienst durchgeführt werden. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist. 

Weitere und detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis und zum UV-Meldeverfahren hält die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) bereit:
DGUV: UV-Meldeverfahren
DGUV: Fragen und Antworten zum UV-Meldeverfahren